EDM dan E-RKAM, Transformasi Pengelolaan Madrasah Berbasis Digital

Transformasi digital berjalan begitu cepat di segala bidang. Tak terkecuali di dunia pendidikan termasuk Madrasah. Guru dan tenaga kependidikan dituntut kreatif untuk melahirkan program-program baru sesuai perkembangan teknologi digital.

Program digitalisasi dimaksud tidak hanya yang berbasis pembelajaran, tetapi juga di bidang administrasi dan evaluasi. Dalam hal ini, Direktorat Kurikulum, Sarana, Kelembagaan, dan Kesiswaan (KSKK) Madrasah Kementerian Agama RI membuat terobosan manajemen madrasah dengan meluncurkan aplikasi e-RKAM (Elektronik Rencana Kerja Anggaran Madrasah) dan Evaluasi Diri Madrasah (EDM).

Apa dan bagaimana e-RKAM dan EDM diimplementasikan di madrasah? Berikut wawancara wartawan NU Online, Haekal Attar dengan Direktur KSKK Madrasah, M. Sidik Sisdiyanto, Selasa (2/7/2024) di kantor Kemenag Lapangan Banteng, Jakarta.

Apa tujuan utama dari program Evaluasi Diri Madrasah (EDM)?

Tujuan EDM adalah untuk menyediakan sistem berbasis elektronik yang integrasi bagi madrasah dalam mengevaluasi diri sendiri secara obyektif untuk mengetahui kekuatan, kelemahan dan peluang dan tantangan bagi setiap madrasah dalam peningkatan mutu madrasah berdasarkan 5 budaya mutu madrasah yaitu:

Pertama, aspek Budaya Kedisiplinan Bagi Warga Madrasah. Kedua, aspek Budaya melakukan pengembangan diri bagi guru dan tenaga kependidikan. Ketiga, aspek Budaya Guru melakukan penyiapan, pelaksanaan dan penilaian atas proses pembelajaran. Keempat, aspek Budaya madrasah menyediakan sarana belajar untuk guru dan siswa. Kelima, aspek Budaya madrasah melakukan pengelolaan anggaran yang transparan dan berorientasi pada peningkatan muta.

Kelima aspek juga terkorelasi dengan 8 Standar Nasional Pendidikan. Melalui penilaian terhadap 5 budaya mutu tersebut, maka akan diperoleh Skor Peningkatan Mutu Madrasah dengan kategori: Sangat Baik, Baik, Cukup, Kurang.

EDM yang telah diisi oleh madrasah tersebut juga dapat dilihat oleh Kankemenag di Kab/kota, Kanwil Kemenag di Provinsi, maupun Kemenag Pusat. Sehingga para pembuat kebijakan dapat mengetahui kondisi madrasah, dan kontribusi apa yang dapat diberikan untuk mempertahankan atau memperbaiki kondiri madrasah sesuai hasil EDM.

EDM juga terintegrasi ke aplikasi EMIS, AKMI, AKG dan Sispena, sehingga dalam melakukan evaluasi terhadap kondisi madrasah, bisa dilakukan secara obyektif dan berbasis data yang ada.

Bagaimana fungsi EDM dalam meningkatkan mutu pendidikan di Madrasah Nasional?

Dari hasil penilaian sebagaimana dijelaskan di atas, selanjutnya madrasah menentukan kegiatan prioritas untuk mempertahankan kondisi yang sudah sangat baik/baik, serta kegiatan untuk memperbaiki kondisi yang masih cukup atau kurang. Kegiatan prioritas ini selanjutnya ke aplikasi eRKAM untuk dilakukan penganggaran, penatausahaan dan pelaporan di aplikasi tersebut.

Dikarenakan EDM telah berbasis penilaian yang obyektif oleh madrasah, serta didukung oleh data-data sekunder seperti EMIS, AKMI, AKG dan Sispena, seharusnya kegiatan-kegiatan yang dianggarkan juga adalah kegiatan-kegiatan dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan mutu madrasah, sesuai kondisi madrasah masing-masing.

Apa saja kendala-kendala utama yang dihadapi dalam implementasi EDM di Madrasah?

Tantangan utama dalam implementasi EDM berbasis elektronik ini adalah bagaimana mengubah mindset stakeholders madrasah (komite, kamad, guru dan tenaga kependidikan) untuk menjadikan hasil EDM sebagai basis dalam tata kelola keuangan madrasah, sehingga pembiayaan madrasah menjadi berbasis kebutuhan kinerja.

Hal ini dikarenakan selama ini EDM dan RKAM hanya disusun secara manual dan tidak saling terintegrasi satu sama lain antara EDM dan RKAM.

Untuk mengatasi hal tersebut, melalui program ini diberikan bimbingan teknis EDM – eRKAM bagi seluruh kepala madrasah dan bendahara/staf madrasah.

Tahun 2024 ini adalah tahun terakhir pelaksanaan bimtek EDM – eRKAM dengan target 100% madrasah telah mengikuti bimtek EDM – eRKAM.

Bagaimana manfaat digitalisasi bagi proses EDM di Kementerian Agama?

Tersedianya data yang terintegrasi mulai dari madrasah, kankemenag, kanwil, hingga pusat. Baik data kondisi madrasah yang diperoleh dari hasil EDM maupun data tata kelola keuangan madrasah (perencanaan, penganggaran, penatausahaan, pertanggungjawaban dan pelaporan) yang diperoleh dari aplikasi eRKAM.

Dengan tersedia satu data yang terintegrasi tersebut maka pembuat kebijakan di madrasah, Kankemenag, kanwil maupun pusat dapat mengambil kebijakan yang sesuai dengan kondisi madrasah untuk peningkatan mutu madrasah.

Apa fenomena atau situasi yang mendasari perlunya adanya EDM di Madrasah?

Dana yang dikeluarkan oleh pemerintah melalui BOS dan lainnya selama ini sudah sangat besar. Namun dengan tidak adanya sistem berbasis elektronik yang terintegrasi,

pemerintah kesulitan untuk mendapatkan data kebutuhan, data perencanaan/penganggaran, penatausahaan/pertanggungjawaban dan pelaporan oleh madrasah terhadap dana tersebut.

Pemerintah kesulitan untuk mengetahui apakah dana sudah direncanakan dan dianggarkan sesuai kebutuhan bagi peningkatan mutu madrasah, sudah ditatausahakan dan dipertanggungjawabkan secara akuntabel dan sudah dilaporkan secara tepat waktu.

Hal inilah yang mendasari perlunya satu sistem yang berbasis elektronik dan terintegrasi yang diwujudkan dalam aplikasi EDM dan eRKAM.

Bagaimana tanggapan dari pengguna atau stakeholder utama terhadap implementasi EDM ini?

Sangat baik, karena pada bimtek, peserta dari madrasah tidak hanya diberikan pemahaman tentang teknis operasional aplikasi EDM – eRKAM tapi juga pemahaman tentang prinsip-prinsip perencanaan penganggaran berbasis kinerja, prinsip dan peraturan terkait pengelolaan keuangan, tentang perpajakan. Sehingga memberi tambahan wawasan bagi peserta madrasah (kepala madrasah dan bendahara/staf madrasah)

Apa harapan penyelenggara terhadap hasil yang dapat dicapai melalui EDM?

Aplikasi EDM dapat menjadi dasar dalam penyusunan kebijakan berbasis data baik bagi madrasah, Kankemenag, kanwil maupun pusat dalam peningkatan mutu madrasah.

Apa saran dari penyelenggara terkait perbaikan atau pengembangan EDM di masa mendatang?

Perlu adanya program pelatihan berkelanjutan bagi tim EDM – eRKAM di madrasah, kankemenag, kanwil maupun pusat. Hal ini dikarenakan tingginya turnover sumber daya manusia di setiap tingkatan tersebut.
 

Bagaimana proses evaluasi dilakukan dalam kerangka EDM?

Dilakukan oleh tim monitoring dan evaluasi REP – MEQR dan oleh WB yang juga dihadiri oleh Bappenas dan Kementerian Keuangan. Juga terdapat kegiatan analisa hasil EDM untuk menilai hasil EDM yang disusun oleh madrasah.

Apa metode evaluasi yang digunakan untuk menilai keberhasilan EDM?

Dilakukan dengan interview langsung ke madrasah pengguna EDM. Dengan melihat hasil EDM yang dihasilkan oleh madrasah.

Bagaimana hasil evaluasi yang telah dilakukan terhadap EDM di berbagai Madrasah Nasional?

Secara umum EDM telah diakses oleh sebagian besar madrasah, dan sebagian lagi masih sedang proses bimtek saat ini.

Apa peran teknologi informasi dan digitalisasi dalam mendukung proses EDM?

Sangat penting karena aplikasi EDM berbasis elektronik dan online.

Bagaimana peran data dan analisis data dalam mendukung EDM?

Sangat penting karena setiap skor/nilai yang diberikan pada setiap akses harus didukung data yang valid, relevan dan cukup. Jika data tidak tersedia maka penilaian tidak dapat dilakukan. Dan analisis juga perlu dilakukan untuk menentukan skor/nilai yang sesuai dengan kondisi madrasah.

 

Oleh karena itu, EDM harus disusun oleh tim yang disebut dengan Tim Penjaminan Mutu Madrasah, yang diketua oleh kepala madrasah dan beranggotakan komite madrasah, guru, dan tenaga kependidikan.

Apa tantangan utama dalam memastikan keberlanjutan dan kesinambungan EDM di Kemenag?

Tingginya mutasi dan rotasi sumber daya manusia yang mengelola EDM di tingkat madrasah, Kankemenag, kanwil dan pusat.

Bagaimana strategi untuk mengatasi tantangan tersebut agar EDM dapat terus berjalan dan berkembang?

Diperlukan program pelatihan berkelanjutan bagi sumber daya manusia yang baru ditunjuk bagi pengelola EDM.Juga diperlukan sumber daya manusia yang berkelanjutan mengelola teknologi dan infrastruktur aplikasi EDM.

Rencana Kerja dan Anggaran Madrasah Berbasis Elektronik (E-RKAM)

Apa tujuan utama dari pengembangan aplikasi E-RKAM di Kemenag untuk tahun anggaran 2024?

Untuk menyediakan sistem tata kelola keuangan madrasah berbasis elektronik yang terintegrasi dan realtime yang meliputi perencanaan penganggaran, penatausahaan dan pertanggungjawaban, dan pengelolaan.

Bagaimana fungsi utama aplikasi E-RKAM dalam proses penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Madrasah?

Sebagai aplikasi perencanaan dan penganggaran madrasah yang terintegrasi dan standar bagi seluruh madrasah se Indonesia, sehingga diperoleh data perencanaan penganggaran madrasah baik di tingkat madrasah, kabupaten/kota, provinsi hingga pusat.

Aplikasi eRKAM juga terintegrasi dengan aplikasi EDM sehingga kegiatan-kegiatan yang direncanakan dan dianggarkan dalam eRKAM adalah kegiatan-kegiatan prioritas sesuai penilaian di EDM.

Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam implementasi aplikasi E-RKAM di Madrasah?

Sama seperti EDM, tantangan utama dalam implementasi eRKAM adalah mengubah mindset pengelola di madrasah yang selama ini berbasis manual sehingga dokumen keuangan baik perencanaan/penganggaran, penatausahaan dan pertanggungjawaban serta pelaporan tidak standar serta tidak tepat waktu.

Bagaimana manfaat digitalisasi dalam proses penyusunan RKA Madrasah menurut Anda?

Tersedianya satu data keuangan madrasah yang terintegrasi, realtime dengan format yang sama/standar.

Apa fenomena atau kebutuhan yang mendasari pengembangan aplikasi E- RKAM di Kemenag?

Dengan sistem manual, data pengelolaan keuangan madrasah sangat sulit untuk diperoleh secara cepat, terintegrasi dan standar (dalam format yang sama).

Bagaimana tanggapan pengguna, baik dari sisi pengelola Madrasah maupun pihak terkait, terhadap keefektifan aplikasi E-RKAM?

Sangat baik, karena data dan informasi yang terkait dengan pengelolaan keuangan madrasah dapat diperoleh secara cepat, untuk dianalisa dan menjadi dasar dalam kebijakan keuangan madrasah. Misalnya untuk pengajuan dan verifikasi persetujuan pengajuan BOS, saat ini sudah dilakukan melalui aplikasi EDM dan eRKAM.

Apa harapan penyelenggara terhadap hasil yang dapat dicapai melalui implementasi E-RKAM di tahun 2024 ini?

Tata kelola keuangan madrasah menjadi lebih akuntabel, sehingga menjadi bagian dari peningkatan mutu madrasah dari sisi tata kelola.

Apa saran dari penyelenggara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas aplikasi E-RKAM dalam menyusun RKA Madrasah?

Sama seperti EDM, adanya pelatihan berkelanjutan bagi pengelola EDM – eRKAM tingkat madrasah, Kankemenag, kanwil dan pusat.

Bagaimana proses evaluasi dilakukan terhadap implementasi aplikasi E-RKAM di berbagai Madrasah?

Proses evaluasi terhadap aplikasi eRKAM dilakukan satu kesatuan dengan evaluasi EDM, krn EDM – eRKAM merupakan satu kesatuan proses yang saling berhubungan.

Apa indikator utama yang digunakan dalam evaluasi keberhasilan implementasi E-RKAM di Kemenag?

Kelengkapan isi dokomen rencana (RKAM), dokumen penatausahaan dan pertanggungjawaban (BKU dan LPJ)

Bagaimana hasil evaluasi yang telah dilakukan terhadap pelaksanaan digitalisasi dalam menyusun anggaran di Kemenag?

Sangat tinggi terutama bagi madrasah swasta, hal ini dikarenakan pengajuan BOS madrasah swasta sudah dilakukan melalui aplikasi EDM – eRKAM sejak tahun 2023. Bagi madrasah negeri, masih terdapat penyempurnaan beberapa fitur eRKAM, untuk disinkronkan dengan aplikasi SAKTI yang digunakan oleh madrasah negeri.

Apa peran teknologi informasi dan digitalisasi dalam mendukung efisiensi dan transparansi penyusunan RKA Madrasah?

Sangat penting karena sistem informasi/digitalisasi mampu menyediakan sistem yang terintegrasi, realtime dan terstandarisasi. Sehingga pemantauan oleh pihak kankemenag, kanwil dan pusat bisa dilakukan secara optimal.

Termasuk pengawasan dan pemeriksaan oleh pihak audit (internal dan eksternal) menjadi lebih optimal. Tidak lagi mengguna data sampling tapi sudah data keseluruhan 100%.

Dengan kondisi akan mendorong madrasah menjadi lebih akuntabel dalam pengelolaan dana madrasah terutama yang berasal dari pemerintah, misalnya dana BOS.

Bagaimana pengelolaan data dalam aplikasi E-RKAM dapat mendukung perencanaan dan penganggaran yang lebih baik di Madrasah?

Menjadi lebih baik dan akuntabel, karena informasi keuangan madrasah terkirim secara realtime ke kab/kota, provinsi, pusat termasuk ke auditor. Dan perencanaan madrasah sudah berbasis kebutuhan peningkatan mutu madrasah di EDM

Apa tantangan utama dalam mengimplementasikan dan mengadopsi aplikasi E- RKAM di berbagai Madrasah?

Sama seperti EDM, tantangan utama diberbagai madrasah adalah rotasi/mutasi sumber daya manusia yang tinggi.

Bagaimana strategi yang direncanakan untuk mengatasi tantangan tersebut agar implementasi E-RKAM dapat berjalan lancar dan sukses?

Perlu adanya pelatihan berkelanjutan bagi sumber daya manusia pengelola EDM dan e-RKAM.